Cadrage : que dit le référentiel ?

La compétence C1.1 Participer à la passation des commandes fournisseurs ouvre le Pôle 1 du CAP EPC. L'équipier ne dirige pas la centrale d'achats, mais il participe activement au cycle commande : préparation, transmission, suivi, et lecture des documents associés (BL, facture, BC). C'est le pendant amont de C1.2 Réceptionner.

Le cycle complet d'une commande fournisseur

Étape 1 — la préparation de la commande. À partir des stocks réels (visibles sur l'ERP ou comptés en réserve), l'équipier identifie les manquants par rapport aux ventes prévues (saisonnalité, promo, ruptures à éviter). Il vérifie la grille tarifaire fournisseur, les conditions de livraison, les minimums de commande (souvent 100 € ou 1 palette). La préparation peut se faire dans un fichier Excel ou directement dans l'ERP via un système de suggestion automatique (réassort par seuil).

Étape 2 — la transmission. Le bon de commande (BC) est envoyé au fournisseur. Modes : portail web fournisseur (le plus moderne), email PDF (encore courant), EDI (échange de données informatisées, B2B). Le BC mentionne : numéro interne, date souhaitée de livraison, références, quantités, prix unitaire, conditions de paiement. Une fois transmis, le fournisseur retourne un accusé de réception ou un avis d'expédition.

Étape 3 — le suivi de la commande. Entre l'envoi du BC et la livraison effective, l'équipier suit l'avancement : la commande a-t-elle été acceptée ? La date de livraison annoncée est-elle tenue ? Y a-t-il un produit en rupture chez le fournisseur ? Un appel hebdomadaire au commercial fournisseur ou une consultation du portail suffit. En cas de retard, on relance ou on bascule sur un fournisseur secondaire.

Étape 4 — la réception et le contrôle des documents. À la livraison (compétence C1.2), l'équipier compare : BC envoyé vs BL reçu vs facture qui arrive 2-3 jours après. Une facture sans BL associé doit être bloquée ; une facture avec un prix différent du BC doit être renégociée.

Lecture détaillée d'un BL et d'une facture

Le bon de livraison (BL) contient : numéro BL, numéro de la commande de référence, date de livraison, identité du fournisseur (raison sociale + SIRET), identité du destinataire (votre magasin), liste détaillée des références (code article, désignation, quantité, conditionnement), conditions de transport (Incoterms si international), et un emplacement signature. Sans signature ni réserve, vous acceptez la marchandise comme conforme.

La facture ajoute : prix unitaire HT, remises éventuelles, total HT, taux de TVA (5,5%, 10%, 20% selon catégorie produit), total TTC, conditions de paiement (30 j net fin de mois en BtoB français), modalités de paiement (virement IBAN, prélèvement, chèque), date d'échéance. Sur la facture vous vérifiez aussi le numéro de TVA intracommunautaire si fournisseur étranger UE.

Exemple concret retail

Magasin de bricolage Mr.Bricolage. Lundi, l'équipier voit que le stock de visserie M6 est à 2 boîtes. Vente moyenne : 5 boîtes/semaine. Il prépare un BC pour 30 boîtes auprès du fournisseur Würth via le portail. Reçoit l'AR à 9h, livraison annoncée jeudi. Jeudi matin : 30 boîtes livrées, BL signé après contrôle. Lundi suivant : facture reçue à 240 € HT (prix unitaire 8 € × 30 = 240 €), conforme au BC. Paiement programmé à 30 jours fin de mois.

Erreurs fréquentes à éviter

Commander sans suivre le stock réel : on accumule des doublons coûteux. Oublier le minimum de commande fournisseur : votre BC est rejeté ou un coût supplémentaire est appliqué. Ne pas vérifier la concordance BC-BL-facture : on paye plus que ce qu'on a reçu. Signer un BL avec des réserves orales mais sans écrit : sans trace écrite, aucune réclamation n'est recevable.

Lien avec les autres compétences

C1.1 alimente C1.2 Réceptionner (les BC partent, les BL reviennent). En aval, elle alimente C2.1 Approvisionner (la commande qui arrive devient le rayon). En transversal, elle implique le droit commercial (contrats fournisseurs, délais de paiement LME) traité dans le module Économie-Droit (M4 L2 Contrat de vente).

• Suivi cycle complet
• Anomalies = alerte rapide
• Traçabilité = obligation alimentaire
• Lot = identifiant clé